AUDYTY
Artykuly
Jak skutecznie przeprowadzić audyt, tak aby osiągnąć najlepsze rezultaty [2007-07-04 12:06:00]
Jakimi zasadami w swojej pracy powinien kierować się audytor wewnętrzny? Jak powinien współpracować z kierownikiem jednostki i pozostałymi pracownikami, aby audyt spełniał swoje funkcje?
WALTER DEFFAA
audytor wewnętrzny Komisji Europejskiej
To, o czym muszą pamiętać audytorzy wewnętrzni w swojej pracy, to przede wszystkim to, że pomiędzy kierownikiem jednostki a audytorem wewnętrznym musi być zaufanie. Audytor powinien rozmawiać z kierownikiem jednostki, aby wiedzieć, które obszary działania jednostki uważa on za obarczone wysokim ryzykiem i co do których chciałby poznać obiektywną, opartą na badaniu, opinię audytora. Jeżeli między nimi będzie istniał konflikt, to odbiór zaleceń audytora, nawet najbardziej słusznych, będzie utrudniony.
Z kolei we współpracy z pozostałymi pracownikami trzeba pamiętać, że każdy pracownik, który jest audytowany, powinien rozumieć, jaki jest cel i zakres audytu, dlaczego wykonywane są pewne działania i jakie są oczekiwania wobec niego.
W audycie wewnętrznym nie chodzi o to, aby kogoś złapać. To przynosi rezultat tylko na krótką metę.
Przykładowo w Komisji Europejskiej istnieją spisane zasady, czego audytor oczekuje od audytowanego, ale również, czego audytowany może oczekiwać od audytora. Jedną z takich zasad wprowadzonych w Komisji Europejskiej jest to, że wynik audytu nie może być zaskoczeniem. Wszystkie ustalenia muszą być potwierdzone od strony faktycznej z audytowanym. Nie może być niespodzianek - spraw, które nie zostały omówione z pracownikiem, a pojawiają się w raporcie.
Ta zasada nie ma zastosowania jedynie w sytuacji, gdy istnieją przesłanki, iż mamy do czynienia z oszustwami, kiedy celowo prowadzone są działania na niekorzyść Komisji Europejskiej, interesów finansowych Wspólnoty Europejskiej czy firmy w sektorze prywatnym. Wtedy oczywiście audyt wewnętrzny prowadzi swe działania w inny sposób i nie przedstawia wszystkich posiadanych informacji audytowanemu.
W pozostałych przypadkach musi być pełny przepływ informacji.
Celem audytora wewnętrznego nie powinno być znalezienie winnego, ale zrozumienie, co działa nieprawidłowo i znalezienie przyczyn takiego stanu. Czasami to będzie źle skonstruowana procedura, a czasami brak odpowiednich środków.
W momencie, gdy audytor wewnętrzny odkryje przyczyny, musi przygotować rozwiązanie. Dlatego tak ważne jest, aby był dobry przepływ informacji. Audytor wewnętrzny w przeprowadzanym badaniu patrzy przede wszystkim na procesy, jak one przebiegają; czy zadania są wykonywane, czy projekty są realizowane zgodnie z założeniami.
Ważne jest również samo podejście audytora do jego pracy. Z jednej strony audytor jest niezależny od audytowanego. Audytowany nie może więc zabronić audytorowi badania jakiegoś obszaru obejmującego zakres jego obowiązków. To audytor decyduje, które zadania lub projekty chce objąć badaniem. Jednak to działa również w drugą stronę. Audytorzy często wpadają w taką pułapkę, że chcieliby podjąć decyzje, a nawet czasami samemu wykonać swoje zalecenie. To jest złe podejście.
WNIOSEK
Zadaniem audytora wewnętrznego jest przedstawienie najbardziej odpowiedniego rozwiązania. Konieczne jest też przedyskutowanie z audytowanym i jego kierownictwem, czy to zalecenie jest realne i czy dotyka sedna problemu. Należy pamiętać, że odpowiedzialność za podjęcie decyzji należy do kierownictwa jednostki. Audytor proponuje i zaleca, ale nie decyduje.
(źródło: GazetaPrawna.pl, 04.07.2007)
WALTER DEFFAA
audytor wewnętrzny Komisji Europejskiej
To, o czym muszą pamiętać audytorzy wewnętrzni w swojej pracy, to przede wszystkim to, że pomiędzy kierownikiem jednostki a audytorem wewnętrznym musi być zaufanie. Audytor powinien rozmawiać z kierownikiem jednostki, aby wiedzieć, które obszary działania jednostki uważa on za obarczone wysokim ryzykiem i co do których chciałby poznać obiektywną, opartą na badaniu, opinię audytora. Jeżeli między nimi będzie istniał konflikt, to odbiór zaleceń audytora, nawet najbardziej słusznych, będzie utrudniony.
Z kolei we współpracy z pozostałymi pracownikami trzeba pamiętać, że każdy pracownik, który jest audytowany, powinien rozumieć, jaki jest cel i zakres audytu, dlaczego wykonywane są pewne działania i jakie są oczekiwania wobec niego.
W audycie wewnętrznym nie chodzi o to, aby kogoś złapać. To przynosi rezultat tylko na krótką metę.
Przykładowo w Komisji Europejskiej istnieją spisane zasady, czego audytor oczekuje od audytowanego, ale również, czego audytowany może oczekiwać od audytora. Jedną z takich zasad wprowadzonych w Komisji Europejskiej jest to, że wynik audytu nie może być zaskoczeniem. Wszystkie ustalenia muszą być potwierdzone od strony faktycznej z audytowanym. Nie może być niespodzianek - spraw, które nie zostały omówione z pracownikiem, a pojawiają się w raporcie.
Ta zasada nie ma zastosowania jedynie w sytuacji, gdy istnieją przesłanki, iż mamy do czynienia z oszustwami, kiedy celowo prowadzone są działania na niekorzyść Komisji Europejskiej, interesów finansowych Wspólnoty Europejskiej czy firmy w sektorze prywatnym. Wtedy oczywiście audyt wewnętrzny prowadzi swe działania w inny sposób i nie przedstawia wszystkich posiadanych informacji audytowanemu.
W pozostałych przypadkach musi być pełny przepływ informacji.
Celem audytora wewnętrznego nie powinno być znalezienie winnego, ale zrozumienie, co działa nieprawidłowo i znalezienie przyczyn takiego stanu. Czasami to będzie źle skonstruowana procedura, a czasami brak odpowiednich środków.
W momencie, gdy audytor wewnętrzny odkryje przyczyny, musi przygotować rozwiązanie. Dlatego tak ważne jest, aby był dobry przepływ informacji. Audytor wewnętrzny w przeprowadzanym badaniu patrzy przede wszystkim na procesy, jak one przebiegają; czy zadania są wykonywane, czy projekty są realizowane zgodnie z założeniami.
Ważne jest również samo podejście audytora do jego pracy. Z jednej strony audytor jest niezależny od audytowanego. Audytowany nie może więc zabronić audytorowi badania jakiegoś obszaru obejmującego zakres jego obowiązków. To audytor decyduje, które zadania lub projekty chce objąć badaniem. Jednak to działa również w drugą stronę. Audytorzy często wpadają w taką pułapkę, że chcieliby podjąć decyzje, a nawet czasami samemu wykonać swoje zalecenie. To jest złe podejście.
WNIOSEK
Zadaniem audytora wewnętrznego jest przedstawienie najbardziej odpowiedniego rozwiązania. Konieczne jest też przedyskutowanie z audytowanym i jego kierownictwem, czy to zalecenie jest realne i czy dotyka sedna problemu. Należy pamiętać, że odpowiedzialność za podjęcie decyzji należy do kierownictwa jednostki. Audytor proponuje i zaleca, ale nie decyduje.
(źródło: GazetaPrawna.pl, 04.07.2007)
Copyright ©
All Rights Reserved